KULeuvenから送られてくる説明書を熟読のこと(英文)
労働許可証は、KULeuven（勤務先）がベルギーの役所に申請して取得するもの。必要書類一式はKULeuvenに郵送で提出する。
・３ヶ月以内の健康診断書
労働許可証申請のための健康診断書は蘭語指定。
規定の書式は、HR Department からPDFで送られてきた（英語の翻訳版付）。それをプリントアウトして病院に持っていき記入してもらう。健康診断書といっても、この書式は、医師の宣誓書のようなもので、内容は「健康診断の結果ベルギーでの労働は差し支えない」といったもの。記入する欄は、医師のサインや日付程度＋病院の正式印なので蘭語の書類作成といってもそれほど難しいものではなかった。病院では、英語の翻訳版を見せながら説明して、正式書類(蘭語)を作成してもらった。その後、ベルギー大使館（東京）へこの書類を持っていき大使館の承認印を押してもらい、他の書類と一緒にベルギーに送付。
健康診断指定病院は東京・聖路加病院か各地の日本赤十字病院。(現在は地方の公立病院でもアボスティーユが取れるところならよいらしい) はじめに大阪の日赤病院に電話したが、現在健康診断を実施していないと断られる。神戸日赤に電話。こちらは可。健康診断料は一人2万５千円程度。診断時間は40分位(血液検査・尿検査・内科検診・心臓の検査など)。診断から1週間後に診断書を病院に取りに行った。
・博士号取得証明書 学位認定された大学に発行してもらう(英文)
・パスポートのコピー 写真のあるページ
・滞在費証明 日本の勤務先から給与証明をもらう(英文)
・パスポートサイズ写真 1枚 カラー。白黒不可。ただし背景は「白」。薄い灰色でもダメらしい。写真はベルギー入国後も必要になるので沢山焼き増しして持参したほうが良い(ベルギー国内でも５ユーロくらいで証明写真は撮れますが)。
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| ルーヴェン駅にある自動証明写真撮影機 |
すべての書類は、実際に郵送する前にPDFファイルにしてメールでHRの担当者に送れば、目を通して内容の間違いをチェックしてくれる。そこで集めた書類をメールで送付し、「健康診断書に大使館からのスタンプをもらえば、OK」との返事をもらってから、すべての書類を整えて一括郵送。自分は日本郵便の書留速達を利用したが、ベルギーの郵便制度はあまり信用できないので、民間企業を利用した方がよかったらしい。（郵便でも特別なトラブルはなかったが、ベルギーでは重要書類の送付の際、民間企業（DHLやFedexなど）の利用をすすめられることが多い）。
労働許可証取得は通常3週間程度かかると聞いていたが、当方の場合2週間程度で取得完了のメール連絡がきた。その後1週間くらい後、DHLで労働許可証が日本に届きました。
2018年追記
2018年春現在、労働許可証の発給に遅延が発生しています 当方は8週間かかりました ご注意願います
