ここではベルギーの長期滞在ビザ取得にあたって提出しなければならなかった書類のうち、特に手間がかかった書類について記しておきます。
・無犯罪証明書(本人・配偶者)
①ベルギー大使館におもむいて「無犯罪証明書発行依頼書」を発給してもらう(郵送依頼不可)。勤務先のレターヘッドに「氏名・生年月日(元号)・本籍・現住所・勤務先名・所属署名・役職など」を記入して持っていくと、その場で依頼書を作成してくれる。
②居住地の都道府県警本部で「無犯罪証明書」を発行依頼（①の依頼書を提出）。平日・本人が必ず出頭。指紋押捺があるため(無料)。
③1週間程度後、「無犯罪証明」を受け取りに都道府県警本部へ。代理人可(委任状必要)。郵送は不可。
④外務省でアボスティーユを受ける(郵送申請可)。一週間程度。
⑤開封せずに、ベルギー大使館にもっていくこと。大使館で開封。配偶者分はその場で２部コピーを取る。
・健康診断書(配偶者用)
①KULeuevnのHumanResourceから送られてきた書式をダウンロード(労働許可証用はオランダ語だが、ビザ申請用は英文。間違えないように)。この書式はベルギー大使館からも入手できる
②指定病院(聖路加病院か日本赤十字病院)で診断を受ける。医師の署名・病院の公印。労働許可証用とは異なり、ビザ申請用の健康診断書には大使館のスタンプは必要ない。
（参考）指定病院以外でもアボスティーユが取れる公立病院での健康診断書は有効。アボスティーユが取れるか必ず事前に確認すること。
・戸籍謄本・抄本(配偶者用)
①1家族1部。戸籍筆頭者が研究者本人なら、同行家族分の戸籍抄本で可。
本籍地の市役所から入手(郵送申請可)
②取得後、外務省のアボスティーユを受ける(郵送可)。
③アボスティーユの付いた戸籍抄本を、オランダ語訳依頼。承認された翻訳会社で。
(大使館推奨の翻訳会社を利用しました。郵送可)
④1週間くらいで「翻訳」「翻訳が間違いないものであるという宣誓書」「公証役場による翻訳者の署名証明」（アボスティーユ付）が返送されてくる。
⑤この証書は、ベルギー入国後、出生証明・婚姻証明としても必要になるので必ず手荷物に入れてベルギーにもっていくこと。
・ベルギーでの居住地証明(配偶者用)
当家の場合、Groot Begijnhof (KULeuvenの宿舎)入居が決まっていたので、宿舎の担当部署に契約書をメールで送ってもらい、大使館に提出した。居住地が決まっていない場合は、銀行の残高証明などで対応してくれるらしい(要確認)。
・保険関係の書類(配偶者用)
海外赴任者用の損害保険の加入証明書(英文)。
これ以外に、ベルギー大使館では「日本の健康保険に引き続き加入している」旨の証明書も求められた。「一体それはどんな書類で、どこに依頼して出してもらうのか」と尋ねると「ここではわからない、日本年金機構に聞け」とのこと。どのような書類を出せばいいのか良くわからないまま大使館から帰宅。仕方なく勤務先にこの書類はどのようなものか、どこで出してもらえるのか調べてもらうことにする。勤務先の担当者が長い時間かけて各方面に問い合わせてくれて、加入している保険組合からこの書類が発給できることが分かりようやく入手(２月下旬)。様々な書類を集めましたが、これが最後の書類でした。
