ベルギー渡航準備(1) 概略

WEB上では、ベルギーでの生活記録や旅行記・写真のブログはとても多いのに、具体的なベルギーでの生活立ち上げの情報はあまりありません。そこで今後ベルギーで暮らそうとする方、とりわけ研究職など、自分で事務手続きを行わなければならない方のために、当方の記録を残しておきたいと思います。

ベルギー渡航準備 

日本人がベルギーで90日以上滞在する場合、日本国内でビザを取得し、ベルギー入国後居住地で居住登録(IDカード取得)をする必要があります。「海外赴任」や「交換留学」するという場合、その人が所属する会社や大学・公的組織が、渡航に伴うさまざまな事務手続きを代行することが一般的だと思うのですが、研究者が個人で在外研究を希望する場合、自分自身で所属大学を選択する以上、その渡航のための準備も自分自身で処理しなくてはなりません。しかし、その手続きは煩雑でわかりにくく、困惑する局面が多々ありました。この経験を今後KULeuvenに滞在をしようとする方々のために、ここに詳しく記しておきたいと思います。
 (2012年記）

ご注意！手続きのプロセスは随時変更される可能性があるので、必ずご自身で関係機関にご確認ください！！当ブログの情報のみで、手続きに不備が生じても、当ブログとしては責任を負いかねます。その旨ご理解いただくようお願い申し上げます。

渡航準備概略 
１）KULeuvenでの受け入れ許可を得る　
２）ベルギーでの労働許可証取得
３）ベルギーの長期滞在VISA取得(研究者本人と配偶者)
４）引越し業者の選択・荷造り・荷出し
５）国内での手続き(銀行手続き、保険の契約、運転免許証書き換えなど) 　
６）航空券の手配、渡航直後の住居の手配など 　
７）ルーヴェンでの生活に関するさまざまな情報収集(インターネット経由)

参考URL　：　http://www.investinflanders.com/jp/doing_business/legal_guide/migration/

ベルギー渡航準備(2) 大使館・書類関係の基礎情報

 1）ベルギー大使館は東京・麹町。他都市の名誉領事館ではビザ業務はおこなっていない。ビザ関係の窓口業務は、平日9時半から12時まで。土・日・祝日休み(ベルギーの祝祭日も休業)。各種手続きは基本的に直接出向かなければならない(郵送ではできない)。

 2）問い合わせに関して、はじめは必ずFAXを利用すること。 当初、このことを知らなくて大使館へ直接電話をかけたが「当大使館では電話での問合わせは受け付けていない、FAXを担当部署に送るように」と言われる。そこで日本語で問い合わせのFAXを作成して送信する。しかし１週間経っても音沙汰がないので、改めて同じ内容のFAXを今度は英文で送ってみる（日本語が通じないのか？と思ったので）。するとすぐ電話がかかってきた。最初のFAXに対してベルギー大使館はメールで返答していたが、そのメールが自分のPCではスパム扱いになっていて、迷惑メールフォルダに分類されていたことがわかる。一度メールでの送受信が可能になってからは、ベルギー大使館とはメールでコンタクトすることが可能になった。

 ３)必要書類は３ヵ月以内発行のものだけが有効。あまり早く取得すると使用できない。公的機関から出してもらう書類は平日のみ受付とか代理人不可という場合も多いので、勤務の合間をぬって各方面から書類を取得していく必要があり、この調整が結構大変だった。

４）労働許可証は渡航の２ヶ月前以降にしか申請できない。ビザは労働許可証入手後申請するのだが、大使館ではビザの申請は渡航一ヶ月前までにと言っている。ベルギー・日本間で書類のやりとりが必要なことなので、この微妙なタイミングですべての手続きがスムーズに行くかかなり不安があったが、何とかクリアしました。

大使館に掲示されているベルギー王国の紋章

ベルギー渡航準備(3) 労働許可証取得手続き

労働許可証取得手続き

KULeuvenから送られてくる説明書を熟読のこと(英文)

労働許可証は、KULeuven（勤務先）がベルギーの役所に申請して取得するもの。必要書類一式はKULeuvenに郵送で提出する。

・３ヶ月以内の健康診断書
労働許可証申請のための健康診断書は蘭語指定。
規定の書式は、HR Department からPDFで送られてきた（英語の翻訳版付）。それをプリントアウトして病院に持っていき記入してもらう。健康診断書といっても、この書式は、医師の宣誓書のようなもので、内容は「健康診断の結果ベルギーでの労働は差し支えない」といったもの。記入する欄は、医師のサインや日付程度＋病院の正式印なので蘭語の書類作成といってもそれほど難しいものではなかった。病院では、英語の翻訳版を見せながら説明して、正式書類(蘭語)を作成してもらった。その後、ベルギー大使館（東京）へこの書類を持っていき大使館の承認印を押してもらい、他の書類と一緒にベルギーに送付。
健康診断指定病院は東京・聖路加病院か各地の日本赤十字病院。(現在は地方の公立病院でもアボスティーユが取れるところならよいらしい)　はじめに大阪の日赤病院に電話したが、現在健康診断を実施していないと断られる。神戸日赤に電話。こちらは可。健康診断料は一人2万５千円程度。診断時間は40分位(血液検査・尿検査・内科検診・心臓の検査など)。診断から1週間後に診断書を病院に取りに行った。

・博士号取得証明書　学位認定された大学に発行してもらう(英文)

・パスポートのコピー　写真のあるページ

・滞在費証明　日本の勤務先から給与証明をもらう(英文)

・パスポートサイズ写真　1枚 　カラー。白黒不可。ただし背景は「白」。薄い灰色でもダメらしい。写真はベルギー入国後も必要になるので沢山焼き増しして持参したほうが良い(ベルギー国内でも５ユーロくらいで証明写真は撮れますが)。

ルーヴェン駅にある自動証明写真撮影機

・declaration of secondment　 　オランダ語。これの記入の仕方がわからなかったので、KULeuvenの担当者にメールで質問。

すべての書類は、実際に郵送する前にPDFファイルにしてメールでHRの担当者に送れば、目を通して内容の間違いをチェックしてくれる。そこで集めた書類をメールで送付し、「健康診断書に大使館からのスタンプをもらえば、OK」との返事をもらってから、すべての書類を整えて一括郵送。自分は日本郵便の書留速達を利用したが、ベルギーの郵便制度はあまり信用できないので、民間企業を利用した方がよかったらしい。（郵便でも特別なトラブルはなかったが、ベルギーでは重要書類の送付の際、民間企業（DHLやFedexなど）の利用をすすめられることが多い）。
労働許可証取得は通常3週間程度かかると聞いていたが、当方の場合2週間程度で取得完了のメール連絡がきた。その後1週間くらい後、DHLで労働許可証が日本に届きました。

2018年追記
2018年春現在、労働許可証の発給に遅延が発生しています　当方は8週間かかりました　ご注意願います

ベルギー渡航準備(4) ビザ取得①

ビザ取得について

ビザは渡航者本人が、在日本ベルギー大使館で取得するもの。提出書類一式は東京・麹町のベルギー大使館に持参。書類が整っていない場合、大使館で決裁できず本国照会になる場合もあるらしい(その場合取得に時間がかかる)。

私たちが実際に取得したビザは、「type D・multiple visa」。マルチビザをとっておけば、ベルギー入国後IDが出る前でもシェンゲン条約協定国外(英国など)に出国できる。

ビザ取得のために必要な書類はベルギー大使館で確認してください。 ビザの取得は、業社に代行を依頼することも可能です。インターネットで検索すると様々な代行業社があることがわかり、実際、何社かに問い合わせの電話もしてみました。ただいろいろ調べていく中で、細かい書類の収集は結局本人がしなければならないことも多く、業社に任せられる部分はごく一部であることがわかり、最終的に業者は使わずすべて自分でおこなうことにしました。

労働許可証を取得した研究者本人のビザ申請は特に難しいことはありません。申請書類一式を提出後1週間程度でビザがおります。

問題は配偶者のビザ取得です。日本人はベルギー90日間のビザなし滞在が認められているので、配偶者はビザなしで入国してベルギー国内で手続きをすることも可能です。ただ、この手続きが煩雑らしく、KULeuvenのパンフレットでもこういう形での入国はすすめていません。KULeuvenでは、研究者本人が先に入国して生活を整えた後、家族を呼び寄せるようすすめています。しかし、我が家では、研究者本人と配偶者が同時に入国する予定でしたので、配偶者のビザもベルギー大使館に申請することにしました。ただ、配偶者のビザ取得のための書類は本人以上に多岐に渡っているので収集にかなりの時間が取られます。

配偶者のビザ取得のハードルが高い理由の一つに、偽装結婚などでの不法入国・不法滞在を排除したい意図があるように思われます。社会保障制度の充実したベルギーでは、一旦入国し滞在許可が得られれば生活保護の申請などもできるようで、ユーロ通貨危機下にある現在、これを意図した悪質なケースが財政を圧迫することのないよう、ベルギー政府ではベルギー国籍・労働許可証を持たない帯同家族（配偶者や18歳以上の子供）の入国審査を厳しくしているようです。

ベルギー渡航準備(5) ビザ取得②

ここではベルギーの長期滞在ビザ取得にあたって提出しなければならなかった書類のうち、特に手間がかかった書類について記しておきます。

・無犯罪証明書(本人・配偶者) 　
①ベルギー大使館におもむいて「無犯罪証明書発行依頼書」を発給してもらう(郵送依頼不可)。勤務先のレターヘッドに「氏名・生年月日(元号)・本籍・現住所・勤務先名・所属署名・役職など」を記入して持っていくと、その場で依頼書を作成してくれる。 　
②居住地の都道府県警本部で「無犯罪証明書」を発行依頼（①の依頼書を提出）。平日・本人が必ず出頭。指紋押捺があるため(無料)。 　
③1週間程度後、「無犯罪証明」を受け取りに都道府県警本部へ。代理人可(委任状必要)。郵送は不可。
④外務省でアボスティーユを受ける(郵送申請可)。一週間程度。 　
⑤開封せずに、ベルギー大使館にもっていくこと。大使館で開封。配偶者分はその場で２部コピーを取る。

 ・健康診断書(配偶者用)
①KULeuevnのHumanResourceから送られてきた書式をダウンロード(労働許可証用はオランダ語だが、ビザ申請用は英文。間違えないように)。この書式はベルギー大使館からも入手できる
②指定病院(聖路加病院か日本赤十字病院)で診断を受ける。医師の署名・病院の公印。労働許可証用とは異なり、ビザ申請用の健康診断書には大使館のスタンプは必要ない。 （参考）指定病院以外でもアボスティーユが取れる公立病院での健康診断書は有効。アボスティーユが取れるか必ず事前に確認すること。

 ・戸籍謄本・抄本(配偶者用)
 ①1家族1部。戸籍筆頭者が研究者本人なら、同行家族分の戸籍抄本で可。 本籍地の市役所から入手(郵送申請可)
②取得後、外務省のアボスティーユを受ける(郵送可)。
 ③アボスティーユの付いた戸籍抄本を、オランダ語訳依頼。承認された翻訳会社で。 (大使館推奨の翻訳会社を利用しました。郵送可)
④1週間くらいで「翻訳」「翻訳が間違いないものであるという宣誓書」「公証役場による翻訳者の署名証明」（アボスティーユ付）が返送されてくる。
 ⑤この証書は、ベルギー入国後、出生証明・婚姻証明としても必要になるので必ず手荷物に入れてベルギーにもっていくこと。 

・ベルギーでの居住地証明(配偶者用) 当家の場合、Groot Begijnhof　(KULeuvenの宿舎)入居が決まっていたので、宿舎の担当部署に契約書をメールで送ってもらい、大使館に提出した。居住地が決まっていない場合は、銀行の残高証明などで対応してくれるらしい(要確認)。

 ・保険関係の書類(配偶者用) 海外赴任者用の損害保険の加入証明書(英文)。
これ以外に、ベルギー大使館では「日本の健康保険に引き続き加入している」旨の証明書も求められた。「一体それはどんな書類で、どこに依頼して出してもらうのか」と尋ねると「ここではわからない、日本年金機構に聞け」とのこと。どのような書類を出せばいいのか良くわからないまま大使館から帰宅。仕方なく勤務先にこの書類はどのようなものか、どこで出してもらえるのか調べてもらうことにする。勤務先の担当者が長い時間かけて各方面に問い合わせてくれて、加入している保険組合からこの書類が発給できることが分かりようやく入手(２月下旬)。様々な書類を集めましたが、これが最後の書類でした。

ベルギー渡航準備(6) 荷造り・引越しについて

荷造り・引越しについて

・海外引越について、各社のHPで比較。ルーヴェンの部屋が家具付きなので、本や衣類など身の回りの小物を送るだけで良い。そこで、ヤマト運輸の単身パックを利用することとする。ダンボール大小あわせて12個(12万円程度・保険料別) ・欧州への船便は通常2ヶ月程度かかる。

ヤマト運輸の場合…
①契約完了後、荷造り用品(ダンボールや緩衝材など)が宅急便で届く(1月下旬)。
②荷造りは自分で。ダンボールの数は足りなければ増やすことができる。減らす場合は手数料がかかるが、増やす場合は無料なので、少なめに注文したほうが良い。
③宅急便で荷出し。通関用の書類等を記入して1番のダンボールに入れておく(2月中旬)。
④ベルギー到着後、ヤマト運輸の営業所に連絡・荷物搬入の相談(3月下旬)。当家の引越し荷物は4月5日頃ブリュッセルに届いたらしい。受け取り(４月下旬)。

・ベルギーへの荷物の運送は特殊らしく、いろいろ困ったことがあった。

・ベルギーでは、住民登録が完了するまで船便荷物を受け取ることはできない。ベルギー入国後、役所でIDの手続きをし、１ヶ月後位にようやく住民登録完了の書類を受領して、初めて船便の通関手続きが可能となる。 (この書類をヤマト運輸に送付したのが金曜日、翌月曜には荷物が運ばれてきたので、書類さえ手に入ればすぐ手続きできるようです)。

 ・日本の震災・原発事故の影響で、2012年春現在、ヤマト運輸の引越しパックでは、食料品を入れることを認めていない。

・ベルギーでは、新品の電化製品に関税がかかることが一般的。引越し荷物に入れたすべての電化製品について、新品か中古品かを記載する。我が家では、変圧器が「新品」だったため、通関料として30ユーロ余り徴収された。

 ・出国間際にダンボールひと箱を航空便で送るため、EMS(国際航空小包)を利用した。しかしベルギーの郵便事情は信じられないほど悪く、入国後１ヶ月たってもこの航空便が届かない。荷物の追跡をしてみると３月末にはベルギーに届いているのだが、それからが行方不明となってしまった。ベルギー人の知人に頼んで郵便局に電話してもらったりしたが、いくら待っても届かない。 ヤマト運輸の担当者の話によれば、ベルギーでは郵便小包の配達を業者に依頼しているらしい。その業者がいい加減なのか荷物が紛失したり、不当な配達料・関税を徴収したりするらしい。私たちは知らなかったが、ヤマト運輸の場合、別送品として航空便を利用すれば住民登録前でも荷物を運んでくれるとのこと。このシステムを利用すればよかったと激しく後悔した。(別に私はヤマト運輸の関係者ではありません。日通など他の業者にも様々なサービスがあると思いますので各自ご確認ください)→その後の顛末：郵便事情について

 ・手荷物・スーツケース荷造り。前述のとおり、引越し荷物・航空小包共に食料品不可だったので、日本食はスーツケースのスミに入れてくるしかなかった (軽い物中心に少しだけ)。ちなみに、預入荷物は重量制限を超えると追加料金がかかるので注意。

ベルギー渡航準備(7) その他

航空券・ホテル予約など

12月中旬から本格的にインターネットで航空券を探す。片道航空券の扱いは少なく探すのに苦労した。12月下旬、英国航空のHPから航空券を購入。 ルーヴェン初日はホテルに泊まるつもりだったので、大手ホテル予約サイトから、ルーヴェン市内のホテルを予約。しかし3月出国直前、KULeuvenに勤務する教授(受け入れ先の教授ではないが、知人)から、「宿舎であるBegijnhofの鍵を受け取ったうえで、空港まで出向きえに行きますよ」というありがたいメールをいただく。これで、入国初日から宿舎に入居できることになり、ホテルの予約を取り消した(念のため、ぎりぎりまで取消料がかからないホテルを予約しておいた）。

 お金について
・現金、クレジットカード、「PLUS」など海外のATMで使える銀行カードを用意。欧州ではTCは使いにくいと聞いていたので、持っていかなかった。
・入国当初は銀行の使い方が分からないだろうと思い、現金を多めに準備した(3500ユーロ)。現金の持ち込みに不安はあったが、幸いルーヴェンはさほど治安が悪いわけではないので、しっかり身に付けていけば大丈夫ではないか。ちなみに、ルーヴェンでのお金の使い方はだいたい日本と同じ。現金が主流だが、クレジットカードや銀行カード(デビット決済)も広く普及している。

ベルギー渡航準備(8) 参考

(参考)我が家の日本での手続きの経緯

＜2011年冬頃＞ 勤務先から一年間在外研究の許可を得る。希望渡航先として幾つかの大学をピックアップ。

＜2011年初夏＞ 情報を収集した結果、KULeuvenを滞在先の第一志望とする。受け入れお願いのメールをKULeuvenの教授に書き、滞在許可をいただく。その返信に、KULeuvenのvisiting professor用の宿舎(Groot Begjinof)の申し込みは早めにしておいたほうが良いとのアドバイスがあり、8月上旬インターネット経由で宿舎の申し込みをした。

 ＜2011年10月下旬＞ KULeuvenのHuman Resource DepartmentからKU Leuvenに滞在するための諸手続きの案内がメール＋添付ファイルで送られてくる。 パスポートの有効期限を確認。

＜2011年11月下旬＞ ベルギー大使館へ長期滞在ビザ取得申請方法の問い合わせ

 ＜2011年12月～2012年2月＞
労働許可証・ビザ取得手続き、引越し作業等
12月初旬　ベルギー大使館で「無犯罪証明書発給依頼書」を出してもらう。
12月中旬　神戸赤十字病院・健康診断。40分程度
12月下旬　引越し荷物業者をインターネットで比較。ヤマト運輸の海外引越しを利用することにする。
12月下旬　兵庫県警へ「無犯罪証明書」発給依頼に行く。神戸日赤で健康診断書を受領。
１月初旬　ベルギーまでの片道航空券予約、ルーヴェンでの初日一泊分のホテル予約。
１月初旬　勤務先から各種書類をだしてもらう。 本籍地で戸籍抄本取得の手続き(郵送取得・１週間程度)。 1月11日　兵庫県警に無犯罪証明書を受け取りにいく。
1月12日　ベルギー大使館で健康診断書に「スタンプ」を押してもらう。大使館の近くの郵便局から労働許可証取得書類を揃えてベルギーに送付。
1月下旬　戸籍抄本と無犯罪証明のアボスティーユ取得(郵送・１週間程度)
2月上旬　戸籍抄本の翻訳を大使館指定の翻訳会社に依頼(郵送・１週間程度)　
2月中旬　引越し荷物の船便分荷出し。 2月中旬　ベルギー滞在中の保険契約。
2月下旬 KULeuven HumanResourceからベルギーで労働許可証がおりたと連絡あり。 1週間後、DHLで「労働許可証」が届く。
2月下旬　ビザ取得のための書類がすべて整う。ベルギー大使館に提出。ビザが取れたら郵便で返送してくれるとのこと。ビザ取得代金は無料。
3月上旬　ビザ取得

＜3月＞
自分の口座のすべてをインターネットバンキングで利用できるよう登録。 メインバンクでインターネット外国送金ができるよう手続き。
ベルギー滞在中に運転免許の期限がくるので免許書き換え、同時に国際免許取得。
手荷物で持っていくものの荷造り。
 3月下旬　市役所で住民票を抜く。ユーロ現金準備。
 3月27日　渡航。ルーヴェンへ。